Ventajas
¿Por qué debo tener un Canal de Denuncias?
Ventajas que aporta un canal de denuncias
La ley 20393 sanciona desde el punto de vista penal a las personas jurídicas que estén involucradas en delitos de Lavado de Activos, Cohecho o Financiamiento al Terrorismo. Las penas asociadas incluyen hasta la disolución de la sociedad, el disponer de un canal de denuncias es un atenuante concreto en esta materia.
El poner a disposición una plataforma web de captura de información sobre actos ilícitos o contrarios a la normas de la empresa, da una señal clara a todos los colaboradores de la organización (internos y externos) y a su entorno que los valores internos de la organización y el cumplimiento de las normas y leyes son una preocupación real y son monitoreados de forma permanente.
Por complejo que sea el incidente que se detecte, siempre será mejor que este sea capturado al interior de la organización y le permita tomar las acciones correctivas de manera proactiva en lugar de que se detecte desde el exterior y genere una acción reactiva y poco efectiva.
La tendencia legislativa y normativa exige a las empresas tomar acciones concretas contra el fraude y faltas éticas propias o de su entorno. El disponer de un canal de denuncias activo es un hecho concreto y tangible de la preocupación de la organización en esta materia.
El solo hecho dar a conocer que existe un medio de monitorear y capturar información sobre actos ilícitos genera medidas disuasorias inmediatas en aquellos que están cometiéndolos.
Es común que si están ocurriendo faltas, estas sean detectadas en algún momento del tiempo, sin embargo el disponer de una canal de denuncias disminuye la duración media de detección de los casos en varios meses, mitigando en gran medida las pérdidas en términos monetarios y de imagen.
Abrir un medio de comunicación anónimo genera confianza a las personas (internas y externas), pues saben que existe un medio concreto para informar actos ilícitos que puedan afectarlos directa o indirectamente. Además abre la posibilidad que el entorno directo del denunciante (familias, comunidad de intereses por ejemplo) puedan participar también del conservar los valores organizacionales.
Lo más seguro es que el valor económico de la reducción de ilícitos por el solo hecho de tener un canal de denuncias supere al costo de tenerlo, más aún si se llegan a descubrir y desbaratar actos concretos que estén en proceso.
El hecho que el canal de denuncia opere sobre una plataforma web, y la facilidad de acceso a ella (computadores, tablets, celulares) entrega la facilidad de estar siempre disponible y capturar el “impulso” de querer denunciar, el que puede desvanecerse ante un medio alternativo como sería el presencial o telefónico.
Ventajas de la gestión externa de un canal de denuncias
Las buenas prácticas internacionales recomiendan que los canales de denuncias sean externos, otorgan mayor credibilidad y garantías de que la información entregada será analizada y generará alguna acción concreta. Esto se debe a que existen un ente externo independiente que asegura la escalabilidad de la denuncia en caso de pasividad de seguimiento de esta.
La tecnología actual permite “rastrear” el origen de la información, por lo cual se hace necesario que las denuncias sean recibidas por un tercero que ofrezca garantías que el proceso será anónimo y seguro. Cabe señalar que parte significativa de las denuncias son sobre el entorno cercano, por tal motivo se hace fundamental guardar reserva sobre todo el proceso de captura de información.
Eventualmente la solución de los temas encontrados pueden requerir capacidades o conocimientos que no estén disponibles en la organización cliente, pero que si están en el personal vinculado al canal de denuncias, esto genera una solución más rápida y efectiva.
El personal del canal de denuncias externo, solo entrega la información a las personas designadas por la empresa, y no puede filtrar por ningún motivo información a otras personas internas o externas a la organización.
Se elimina la posibilidad de que la denuncia no llegue a gestionarse por estar involucrado alguien al interior de la empresa, si ese es el caso la denuncia es escalada a otro nivel.
El desarrollo interno de un canal de denuncias requiere de inversión en dinero, tiempo y horas hombre, además absorbe recursos para su administración.
Muchas empresas no tienen áreas especialistas en tecnologías de la información o legales que les permita estar al tanto de cómo explotar de mejor forma los medios tecnológicos o exigencias legales a cumplir, la externalización del canal de denuncias permite estar siempre actualizado en ambos campos.
El ser parte de un canal de denuncias externo permite a la empresa a acceder a estadísticas y parámetros de comparación con otras empresas del mismo tamaño y sector industrial y así beneficiarse de transferencias tecnológicas o soluciones innovadoras generadas en otras organizaciones similares.
El canal externo amplia la cobertura de denuncia, debido a que su posicionamiento esta en conocimiento de más personas y organizaciones, las cuales eventualmente pueden estar conectadas, a través, de productos comunes o servicios relacionados.